АРХИВ ІСІ МЕН ҚҰЖАТТАМА

Архив (лат. archіvum) – тарихи маңызы бар құжаттар сақталатын мемлекет арнаулы мекеме. Мекемелердің ескі құжаттарын сақтайтын бөлімі немесе жеке тұлғаның өмірі мен қызметіне байланысты жинақталған жәдігерлер жиынтығы да архив делінеді.

Архив қызметінің басты бағыттары: қор жинақтау, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, қор құрамын зерттеп, жүйелеу, ғылым анықтамалар мен көрсеткіштер жасау; құжаттарды пайдалануды ұйымдастыру және жария ету. Архивтерде мәңгілік мерзімге сақталып, қорғалатын тарихи деректер – мемлекеттің ішкі-сыртқы жағдайы, экономика, саяси-идеология қатынастары туралы құжаттар Ұлттық байлықтың бір бөлігі болып табылады. Тәуелсіз Қазақстан архивінің қызметіне халықаралық байланыстардың артуы оң ықпалын тигізіп отыр.

Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңы 1998 жылғы 22 желтоқсандағы қабылданды. Ұлттық архив қоры Қазақстан халқының тарихи-мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып табылады және оны Қазақстан Республикасының ұлттық игілігі ретінде мемлекет қорғайды.Ұлттық архив қорына Қазақстан Республикасынан тыс жерлерде сақтаулы және халықаралық келісімдерге сәйкес Қазақстанға қайтарылуға тиісті архив құжаттары да жатады. Ұлттық архив қоры қоғам мен мемлекеттің қажеттерін қанағаттандыруға, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін іске асыруға қызмет етеді. Архивтер ісін дамыту мен жетілдіруге қамқорлық жасауды мемлекет өз мойнына алады. Ұлттық архив қорының құжаттарын сақтау барлық жеке және заңды тұлғалардың міндеті болып табылады.

Архив ісі – жеке және заңды тұлғалардың Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорын қалыптастырумен, архивтерді, архив қорлары мен коллекцияларын құрумен, архивтік құжаттарды жинауды, жинақтауды, ретке келтіруді, сақтауды, есепке алу мен пайдалануды ұйымдастырумен байланысты қызмет саласы;

Басқару құжаттама  – ұйымның негізгі функцияларын іске асыру кезінде пайдаланылатын құжаттар кешені.

Бүгінгі таңда архив ісі мен құжаттама Қазақстан Ресупубликасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыркүйек №575  қаулысымен бекітілген  «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары», 2018 жылғы 19 қыркүйек №576 қаулысымен бекітілген  «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекетік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары», 2018 жылғы 31 қазан  №703 қаулысымен бекітілген «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарада құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары», сонымен қатар архив ісі саласында мемлекеттік қызметтер көрсету  бойынша, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы №159  бұйрығы. «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» 2013 жылғы 15 сәуірдегі Қазақстан Республикасы негізінде жүзеге асырылады.  

Құжаттама жасау, құжаттарды дайындау және ресімдеу тәртібі кезінде Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ұйымдарының және жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарының жұмыс және iс қағаздарын жүргiзу тiлi қазақ тiлі болып табылады, қазақ тiлiмен тең орыс тiлi ресми түрде қолданылады.

Мемлекеттiк емес ұйымдардың жұмысында қазақ тiлі және қажет болған кезде басқа тiлдер қолданылады. Құжатты ресімдеу кезінде бланкілер пайдаланылады.        

Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген құжаттардың қағаз бланкілері есепке алуға жатады, ол үшін құжат бланкісінің әр данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен оның нөмірі, сериясы қойылады. Электрондық бланкілер есепке алынбайды.

Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсаты бойынша пайдаланылады және ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе адамдарға берілмейді.

Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалады:

1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері;

2) хаттан басқа құжат түрінің атауы;

3) құжаттың датасы;

4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі);

5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының      толық жазылуы;

6) ұйым мөрінің бедері.

Өкімдік құжаттардан басқа, ішкі құжаттар ақ қағаз парақтарында жасалады.

Бір бланкіде екі және одан да көп тілде құжат ресімдеуге жол берілмейді.

Қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкiде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді. Екі және одан да көп тілде жасалатын құжат бірыңғай деректемелермен жеке бланкілерде (жеке парақтарда) ресімделеді. Әртүрлі тілдегі құжатқа бірыңғай шығыс деректемелер беріледі. Әртүрлі тілдегі құжаттар бір-біріне теңтүпнұсқалы болуы керек. Құжаттардың парақтары (бланкілер және олардың қосымшалары) парақтың ортасында жоғарғы жағында реттік нөмірмен нөмірленеді.

Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару Қазақстан Ресупубликасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазан  №703 қаулысымен бекітілген «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарада құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары» негізінде көрсетілген  қосымшаларына сәйкес жүзеге асырылады.

 А.АЖИХАНОВА

Алматы облысының мемлекеттік архиві»  КММ-нің Іле филиалының директоры