АРХИВТІК АНЫҚТАМА
Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 15 сәуірдегі «Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы» Заңына сәйкес «Алматы облысының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің Іле филиалы архивтік анықтама, архивтік көшірме, архивтік үзінді беру мемлекттік қызмет көрсетеді.
Архив – латын тілінен аударғанда (лат. archivum) – тарихи маңызы бар құжаттар сақталатын мемлекеттік арнаулы мекеме. Мекемелердің ескі құжаттарын сақтайтын бөлімі немесе жеке тұлғаның өмірі мен қызметіне байланысты жинақталған жәдігерлер жиынтығы да архив делінген. Архив қызметінің басты бағыттары: қоржинақтау, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, қор құрамын зерттеп, жүйелеу, ғылым анықтамалар мен көрсеткіштер жасау; құжаттарды пайдалануды ұйымдастыру және жария ету. «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Заңына және «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» 2003 жылғы 7 қаңтардағы Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес әзірленген қағидаларында пайдаланылатын архивтік растау құжаттарының негізгі ұғымдарына тоқталсақ:
- Архивтік анықтама – заңды тұлғаның хат бланкісінде жасалған, жеке және заңды тұлғаларға қажетті ақпаратты жасауға негіз болған архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрлері мен парақ нөмірлері көрсетілген осы ақпаратты қамтитын, заңды (түпнұсқа) күші бар құжат.
- Архивтік көшірме –архивтік құжат мәтінін сөзбе-сөз дәл беретін, сақтау бірлігінің архивтік шифрі мен парақтар нөмірлері көрсетілген.
- Архивтік үзінді – ұйымның хат бланкісінде жасалған, архивтік құжат мәтінінің белгілі бір фактіге, оқиғаға, тұлғаға қатысты бөлігін сөзбе-сөз беретін, сақтау бірліктерінің архивтік шифрі мен парақтар саны көрсетілген құжат.
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2019 жылғы 12 наурыздағы № 62 бұйрығымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану кезінде ресімделетін (жасалатын) құжаттар әлеуметтік-құқықтық сипаттағы мәліметтерді растау туралы архивтік анықтама, архивтік құжаттың көшірмесі, архивтік үзіндіні растау жүзеге асырылады. Мемлекеттік қызмет көрсету стандартында мемлекеттік көрсетілетін қызметтер туралы жалпы ережелер, мемлекеттік қызмет көрсету тәртібі, мемлекеттік қызмет көрсету мәселелері бойынша көрсетілетін қызметті берушінің және оның лауазымды адамдарының, мемлекеттік корпорациясының және қызметкерлердің шешімдеріне, әрекетіне шағымдану тәртібі, мемлекеттік қызметтің, оның ішінде электрондық нысанда және мемлекеттік корпорация арқылы көрсетілетін қызметтің ерекшеліктері ескеріле отырып қойылатын өзге де талаптар көрсетілген.
Бүгінгі таңда заңды және жеке тұлғалардың өтініштерін қабылдау және мемлекеттік қызметті көрсетудің нәтижесін беру «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы комерциялық емес акционерлік қоғамы және www.egov.kz «Электрондық үкімет» веб-портал арқылы жүзеге асырылып отыр. Мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі, құжаттар Мемлекеттік корпорациядан көрсетілетін қызметті берушіге келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінгенде мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі көрсетілетін қызметті берушінің жауапты орындаушысымен құжаттарды қарау, мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін рәсімдеу және көрсетілетін қызметті берушінің басшысына қол қоюға жолдау – 10 (он) жұмыс күні ішінде орындалып, 11 күні мемлекеттік қызмет алушыға беріледі. . Мемлекеттік қызметті көрсету үшін екі немесе одан да көп ұйымдардың, және (немесе) уақыты 5 жылдан асқан кезеңнің құжаттарын зерделеу қажет болғанда көрсетілетін қызметті беруші кейіннен көрсетілетін қызметті алушыны Мемлекеттік копорация немесе портал арқылы мерзімді ұзарту туралы 2 жұмыс күні ішінде хабардар ете отырып, мемлекеттік қызметті көрсету мерзімі аяқталғаннан кейін мемлекеттік қызмет көрсету мерзімін күнтізбелік 30 күннен аспайтын мерзімге ұзартады. Мемлекеттік корпорацияға жүгінген кезде құжаттарды қабылдау күні мемлекеттік қызметті көрсету мерзіміне кірмейді. Көрсетілетін қызметті беруші мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін Мемлекеттік корпорацияға мемлекеттік қызмет көрсету мерзімі өткенге дейін бір тәуліктен кешіктірмей жеткізуді қамтамасыз етеді.Мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесін беру нысаны- қағаз немесе электрондық түрде беріледі. Порталда мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесі көрсетілетін қызметті берушінің уәкілетті тұлғасының электрондық цифрлық қолтаңбасымен (бұдан әрі – ЭЦҚ) қол қойылған электрондық құжат нысанында көрсетілетін қызметті алушының «жеке кабинетіне» жолданады. Портал арқылы жүгінген жағдайда мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін қағаз жеткізгіште алу үшін көрсетілетін қызметті алушының «жеке кабинетіне» мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижесін алу орны мен күні көрсетілген хабарлама жолданады. Мемлекеттік қызмет ақысыз негізде көрсетіледі.
М. БАЙДАВЛЕТОВА,
«Алматы облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің
Іле филиалының директоры
